[이민법 강좌] 내국인 고용의 경우

현지인 고용시 자격 여부 확인 규정 (I-9 서식)

(올랜도=코리아위클리) 위일선 변호사(본보 법률고문) = 미국의 이민법은1986년에 제정된 [이민개혁 및 콘트롤 특별법]을 통해 고용주가 외국인이 취업 자격이 없는 것을 알면서 고용하거나 취업 자격 여부를 확인하지 않고 고용하는 것을 금지하고 있다. 이민법 하에서 모든 고용주는 I-9 서식 (Employment Eligibility Verification; 취업 자격 확인 서식)을 작성해야 하는데, 종업원 고용시 고용일로부터 3일 이내에 작성해야 한다. 이 서식은 시민권자, 영주권자, 취업 비자 소지자 등 신분을 불문하고 모든 종업원이 반드시 작성해야 할 뿐만 아니라, Full-Time, Part- Time, 임시직 등을 가리지 않고 모두 작성해서 보관 해야한다. 고용주는 종업원 고용 후 3년간 혹은 고용이 정지된 후 1년 간 (양자 중 긴 쪽) 반드시 종업원 File에 I-9 서식을 보관해야 한다.

I-9 서식은 이민국 웹 싸이트인 www.uscis.gov에서 내려받을 수 있는데, 모두 세 장으로 되어 있다. 첫 장은 종업원이 작성하고 서명을 해야 하는데, 종업원은 반드시 직접 고용주 앞에서 I-9 서식을 작성하고 동 서식의 세번째 장에 요구된대로 신분증과 취업 자격을 입증하는 서류를 고용주에게 제시한 다음 서식에 서명해야 한다. I-9 서식의 두번째 장은 고용주가 작성하고 서명하도록 되어 있다. 동 서식의 새번째 장을 보면 고용주가 확인해야 할 서류와 신분증들의 목록이 있는데, 고용주는 반드시 이 서류들을 확인한 후 두번째 장의 Section 2 에 본인이 확인한 서류들에 대해 기록을 해야 한다.

이 때 고용주는 반드시 목록에 열거된 서류의 원본을 확인해야 하며 원본을 확인한 후에는 복사를 해서 완성된 I-9 서식과 함께 보관해야 한다. 본은 인정되지 않는다. Fax 나 이메일로 서류를 확인하는 것도 허용되지 않는다. 취업일로 부터 3일 이내에 신분증과 취업 자격을 확인하는 서류를 제시하지 못하는 종업원은 즉시 해고해야 한다. 서류를 분실해서 제시하지 못하는 경우에도 고용을 취소해야 한다. 종업원이 제시한 서류에 유효 기간이 있는 경우에는 유효 기간 만료 전에 새로 발급 받은 서류를 다시 확인하고 두번째 장 하단에 지정되어 있는 Section 3에 기록해야 한다. 하지만 유효 기간이 없는 서류를 확인한 경우에는 추후 재확인을 요구할 수 없다.

E-Verify를 통한 확인

E-Verify는 종업원이 I-9 서식에 기재한 내용을 인터넷으로 이민국 및 사회보장국(Social Security Administration)의 정보와 비교 확인할 수 있는 온라인 씨스템이다. 연방 정부의 국토안전부 공식 웹싸이트의 일부인www/dhs.gov/E-Verify에 접속하면 무료로 서비스가 제공된다. 최근 E-Verify를 통한 종업원의 취업 자격 여부 확인을 의무화 하려는 공화당 일각의 시도가 있으나, 현재 E-Verify는 연방 정부의 일을 하는 컨트랙터(Contractor) 이거나 장차 컨트랙터가 되려 하는 업체가 아니면 선택 사항으로 남아 있다.

일부 주에서는 주 자체적으로 의무화하는 경우도 있는데, 플로리다 주의 경우는 모든 주 정부 기관 및 주 정부의 컨트랙터의 경우 의무적으로 이용하도록 되어 있다. 그 외에도 에르난도(Hernando) 카운티가 모든 컨트랙터에게 의무화하고 있고, 보니타 스프링스(Bonita Springs) 시도 해당 시에 서비스를 제공하는 업자들과 컨트랙터들에게E-Verify 사용을 의무화하고 있다. 하지만, 그 외의 모든 지역에서는E-Verify 사용이 의무 사항이 아니다.

E-Verify를 통해 종업원이 I-9 서식에 기재한 내용을 확인하는데는, 종업원이 제시한 서류의 진위 여부를 확인할 수 있다는 장점이 있는 반면에, 시간과 인력이 소모될 뿐만 아니라 입력한 모든 정보가 이민국과 사회보장국(SSA) 에 남게 되고 사소한 실수도 적발될 수 있다는 단점이 있다. 예를 들어, 고용주가 종업원을 고용한 뒤 4, 5일이 지나서 확인을 하거나 고용주는 매니져에게 제 때에 지시를 했는데 매니져가 늑장을 부리다가 4, 5일이 지난 뒤에 E-Verify를 통해 확인을 했다면, 그 고용주는 3일 이내에 확인을 해야 된다는 관련 규정을 위반한 고용주로 기록에 남게 된다.

기록 불일치 발생시 대응책

고용주가 IRS에 사업체의 세금보고서를 제출하는 과정에서 사회보장국(SSA)에 종업원들의 W-2 서식을 보내면 사회보장국은 동 기관이 보유한 기록과 대조 확인을 하게 된다. 더러는 이민세관집행국(ICE) 에서 사업장을 방문하는 경우에도 I-9 서식에 기재된 내용의 정확성을 확인할 수 있다. 이 때, 종업원의 사회보장번호(Social Security Number) 또는 여타 정보가 이들 기관의 기록과 상이하면 고용주에게 ‘불일치 통보서(No-Match Letter)’가 발송되게 된다.

이들 기관으로 부터 사회보장번호 또는 여타 정보의 불일치 통보를 받는 경우, 불일치 자체가 이민법상 불법 신분을 의미하거나 그것 자체로 종업원을 해고 또는 정직시킬 근거는 되지 않는다. 따라서, 고용주가 불일치 통보서를 받은 후 즉각적으로 종업원을 해고하면 고용 차별로 소송당할 수 있으므로 주의해야 한다. 다만, 불일치 사실을 간과해서는 안 되고, 차분하면서 신속하게 적법한 절차 밟아 대응해야 한다.

실수로 인한 오기인 경우

불일치 통보서를 받으면 고용주는 즉시 보관중인 기록과 대조 해야 한다. 기록 대조 후 만일 불일치가 단순 오기인 것으로 드러나면 기록을 정정한 후 사회보장국에 통보하면 된다. 그런 후에는 며칠 후 다시 사회보장국에 연락을 취해 기록이 수정되었는지 확인을 할 필요가 있다.
기록상의 오류 정정을 위해 사회보장국과 주고받은 모든 커뮤니케이션은 그 내역과 날짜, 시간 등을 모두 기록으로 보존해야 한다. 여기에는 전화 통화 내역, 이메일 프린트, 교환한 서신, 컴퓨터로 출력한 기록들, 사회보장국의 웹 싸이트 스크린 샷 등이 모두 포함된다. 이 모든 것들을 해당 종업원의 I-9 서식과 함께 보관해야 한다.

실수로 인한 오기가 아닌 경우

고용주가 보관중인 기록을 확인한 결과 고용주의 실수로 인한 불일치가 아닌 경우에는 기록을 리뷰한 날로 부터 5일 이내에 종업원에게 통보하고 기록의 정확성을 확인하라고 요구해야 한다. 만일 보관중인 기록이 정확하지 않은 것을 종업원이 인정하면, 정확한 기록을 요구해서 30일 이내에 위와 동일한 방법으로 시정 절차 밟아야 한다. 하지만, 고용주가 보관중인 기록이 정확한 것이라고 종업원이 주장을 하는 경우에는 종업원이 직접 사회보장국 사무실에 연락을 취해 90일 이내에 사회보장국의 기록을 정정하고록 요구해야 한다.

그 후 사회보장국에서 종업원의 기록을 정정하면 종업원은 고용주에게 그 사실을 통보해야 한다. 그러면 고용주는 실수로 인한 오기인 경우와 동일한 방식으로 사회보장국에 연락을 취해서 종업원이 한것과는 별도로 고용주 측의 시정 절차 밟아야 한다. 종업원이 90일 이내에 기록을 정정해 오지 않는 경우에는 그 사실을 기록으로 남긴 후 해당 종업원의 I-9 서식을 다시 작성해야 한다. 이 때 문제가 된 사회보장번호는 다시 사용할 수 없다. 만일 종업원이 3일 이내에 다른 사회보장번호를 입증하는 서류를 제시하고 새 I-9 서식을 작성하지 못하면 해당 종업원을 해고해야 한다.

평등 고용 및 차별 금지 법률 조항

연방 노동법은 어떤 이유로든 고용주가 종업원을 차별하는 것을 금지하고 있다. 종업원 고용시 고용주가 지원자의 인종, 피부색, 성별, 종교, 출신 지역, 연령, 장애 여부, 언어, 생김새 등을 이유로 차별을 하면 노동법 하에서 불법이다. 사업의 특성상 불가피한 경우가 아니면, 영어 구사자만을 고용하는 것도 불법이다. 또, 고용 후에 위에 열거된 것과 같은 이유로 임금이나 승진에 차등을 두는 것도 불법이다.

뿐만 아니라, 외국인 노동자에게 미국인 노동자와 임금을 차등 지급하면 ’임금 및 공정 노동 기준 특별법(Wages and the Fair Labor Standards Act) 하에서 불법이다. 고용 차별이 발생되면 차별 당한 노동자로 부터 노동법 위반으로 제소되거나 민사상 소송 당할 수 있으므로 주의해야 한다. 고용 차별과 관련해서는 연방 정부 기관인 [평등 고용 기회 위원회, Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)] 에서 관련 법률의 집행을 담당하는데, 동 위원회의 관할권은 차별 발생일로 부터180일로 제한되어 있다.

이민법도 고용 차별 금지 조항을 담고 있다. 이민법은 고용주가 종업원을 고용할 때 국적, 출신국가, 이민 신분을 근거로 차별하는 것을 금지하고 있다. 사업주가 고용 조건으로 이민법 상의 특정 신분 요구하면 불법이다. 예를 들어 특정 사업주가 미국 시민권자와 영주권자만을 고용하는 고용 정책을 가지고 있다면 이는 이민법상 불법이다. 시민권자나 영주권자만이 아니라 ‘고용허가서’를 가지고 있는 비이민 비자 소유자 등도 미국내 취업 자격을 가지고 있기 때문이다.

고용주의 이민법상 고용 차별 여부는 연방 법무부 민권국 산하 [이민자 및 노동자 권리국] (Immigrant and Employee Rights Section) 에서 법 집행을 담당한다. 고용 차별 규정에 저촉되지 않기 위해 고용주는 시민권자 혹은 시민권자로 추정되는 사람을 고용할 때도 비시민권자를 고용할 때와 동일하게 신분증 및 취업 자격 여부를 확인해야. 비시민권자에게만 그러한 서류를 제시할 것을 요구하면 고용 차별 금지 조항을 위배하게 된다.

불법 이민자 단속 및 처벌

이민세관집행국(ICE)의 불법 이민자 단속과 불법 고용 사업체 단속 활동은 오래 전부터 항상 진행되어 온 것이다. 하지만, 트럼프가 대통령에 당선된 이후 단속 활동이 강화되었고, 향후 더욱 강화될 추세이다. 현 상황에서 사업주들이 할 수 있는 것은 현실적으로 종업원 고용시 주의를 기울이는 것 외에는 없다. 모든 종업원 고용시 반드시 I-9 서식을 작성해서 신분등과 함께 보관해야 하고, 기존의 종업원들의 I-9 서식을 작성하지 않은 경우에는 지금이라도 작성을 해서 보관해야 한다.

I-9 서식 작성을 통한 종업원의 취업 자격 여부 확인 규정은 한 편으로는 의무 규정이지만, 다른 한 편으로는 고용주의 보호 수단이기도 하다. 혹시라도 종업원 가운데 취업 자격이 없는 사람을 고용한 것으로 차후에 판명되는 경우, 고용시 작성해 둔 I-9 서식과 복사해 둔 신분증 등 서류가 있으면 고용주는, 이들 서류에 근거해서 고용을 했으므로, 취업 자격이없는 외국인을 불법으로 고용했다는 주장에 대해 방어 수단이 될 수 있는 것이다. 하지만, 취업 자격이 없다는 것을 알면서도 고용을 한 경우에는 I-9서식을 작성했어도 소용이 없다. (위일선 변호사. 407-629-8828, 813-361-0747)